"HAKEKAT SEKRETARIS"
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu, sectrum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dari bahasa inggris disebutt secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. 4Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia
Kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu, sectrum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dari bahasa inggris disebutt secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. 4Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia
· Jenis Sekretaris
Berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua
macam, yaitu :
1.Sekretaris Instansi (Organisasi): yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager
2.Sekretaris Pribadi : yaitu sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi :
1. Sekretaris Junior : yaitu sekretaris ysng baru meniti kariernya sebagi sekretaris. Ia baru keluar dari
pendidikan sekretaris, jadi belum meiliki pengalaman kerja
2. Sekretaris Senior : yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat
berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya
· Tugas Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut:
1.Tugas–tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus.
2.Tugas-tugas khusus,
yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian
secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan
pengalamannya.
3.Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan.
4.Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu
5.Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan
6.Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan
7.Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan tertentu
8.Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis, Agar pertemuan dapat membawa hasil
Rincian Tugas Sekretaris
1. menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi)
2. menyelenggarakan tata kearsipan
3. menyampaikan informasi kepada pimpinan
4. menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5. mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6. mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7. mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8. mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9. mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10. menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11. menyusun dan menyampaikan ucapan selamat
12. menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan
13. mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14. membuat laporan, menyusun data dan statistik
15. menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16. mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17. mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan
18. mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb
19. informasi kepada orang lain melalui presentasi
20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
· Persyaratan Menjadi Sekretaris
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan
-Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris,SMU ditambah pendidikan Sekretaris
-Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan
Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis
2. Syarat Ketrampilan
-Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
-Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa
Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
-Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris
-Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya
-Mampu berkomunikasi melalui Internet
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik.
· Penampilan Sekretaris
1. Kondisi Fisik.
Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :
-Makan makanan yang cukup gizinya
-Olah raga yang cukup
-Istirahat yang cukup
2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
-Perawatan rambut, untuk
perawatan rambut sebaiknya rambut satu bulan sekali d’potong dan dua
hari sekali d’keramas karena agar rambut terlihat lebih rapi dan bersih.
-Perawatan Wajah/Muka, untuk
perawatan muka sebaiknya menggunakan make up yang cocok dengan wajah
dan rajin-ranjinlah untuk memperawat muka anda agar jerawat tidak
timbul.
-Perawatan tangan dan kaki,untuk perawatan tangan dan aki usahakan agar kuku tangan dan kaki tidak panjang.
3.Pakaian (Busana).
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu, pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai
sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani, Seorang
sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan
menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya,
seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat,
dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim, seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca
d. Bahan, warna, motif pakaian, Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon
sumber : google ( HAKIKAT SEKRETARI )
oleh : Yn. Valah
